ระบบการขาย

 ขั้นตอนที่ 1

การค้นหาและเลือกสรรโครงการ

แผนกการขาย มีหน้าที่ บริการจัดจำหน่ายสินค้าให้แก่ลูกค้า โดยจะมีการจัดเก็บข้อมูลของลูกค้า อธิบายรายละเอียดสินค้าที่ลูกค้าสนใจ และข้อมูลหลังการขายของลูกค้า

ปัญหาแผนกการขาย มีดังนี้

1. เอกสารมีจำนวนมาก  ทำให้การจัดเก็บไม่เป็นระเบียบ 

2. การค้นเอกสารอาจจะยาก เพราะเอกสารมีจำนวนมาก

3. ข้อมูลของลูกค้าอาจมีการเปลี่ยนแปลง เช่น ที่อยู่ เบอร์โทรศัพท์

การเสนอแนวทางเลือก ในการนำระบบพัฒนาระบบการขายมาใช้งาน

หลังจากที่ได้วิเคราะห์ระบบเดิมและพบว่าปัญหาที่เกิดขึ้นคือไม่สามารถตรวจเช็คจำนวนสินค้าที่เหลือและยังมีปัญหาการจัดเก็บข้อมูลของลูกค้า อีกทั้งมีปัญหาในเรื่องของการเบิกจ่ายและการสั่งซื้ออาจทำให้เกิดความซับซ้อนของข้อมูล ตรวจสอบย้อนหลังได้ยาก เพื่อลดปัญหาต่างๆลง ได้มีการเสนอโครงการพัฒนาระบบใหม่ขึ้นทางทีมงานได้รวมรวบข้อมูลจากผู้ใช้ที่เกี่ยวข้องและนำเสนอผู้บริหารจากนั้นจึงได้จำลองขั้นตอนการทำงานของระบบใหม่นำเสนอให้ผู้บริหารและผู้ใช้ระบบเพื่อตรวจสอบความถูกต้องและนำมาแก้ไขให้ตรงตามความต้องการโดยมี

แนวทางเลือกในการพัฒนาโครงการ 3 แนวทางคือ       

                        1. จัดซื้อซอฟแวร์สำเร็จรูป

                        2. จ้างบริษัทภายนอกเพื่อพัฒนาระบบ

                        3. ใช้ทีมงานเดิมมาพัฒนาและติดตั้งระบบ

ภาพที่ 1   ทางเลือกในการนำระบบใหม่มาใช้ที่ดีที่สุด

ทางเลือกที่ 1 : การจัดซื้อซอฟต์แวร์สำเร็จรูป ( Packaged Software ) มีรายละเอียดดังตารางต่อไปนี้ 

ทางเลือกที่ 1  จัดซื้อซอฟต์แวร์สำเร็จรูป

ตารางที่ 1 แนวทางเลือกที่ 1 การจัดซื้อซอฟต์แวร์สำเร็จรูป

การประเมินแนวทางเลือกที่ 1

                ทางทีมงานได้ทำการประเมินผลแนวทางเลือกซอฟต์แวร์ที่เหมาะสม โดยกำหนดเกณฑ์การให้น้ำหนัก (คะแนน) เชิงปริมาณเปรียบเทียบไว้เป็น 4 ระดับ ดังนี้

                น้ำหนักเท่ากับ   4    ช่วงคะแนน  100 - 90  เปอร์เซ็นต์   เกณฑ์ที่ได้   ดีมาก

                น้ำหนักเท่ากับ   3    ช่วงคะแนน  89 - 70    เปอร์เซ็นต์   เกณฑ์ที่ได้   ดี

                น้ำหนักเท่ากับ   2    ช่วงคะแนน  69 - 50    เปอร์เซ็นต์   เกณฑ์ที่ได้   พอใช้

                น้ำหนักเท่ากับ   1   ช่วงคะแนน  49 - 30     เปอร์เซ็นต์   เกณฑ์ที่ได้   ปรับปรุง

                ซึ่งผลจากการประเมินโดยการให้น้ำหนักหรือคะแนนของทีมงาน ปรากฏผลดังตารางต่อไปนี้

ตารางประเมินผลแนวทางที่ 1

ทีมงาน/ซอฟต์แวร์	เปรียบเทียบการให้น้ำหนัก (คะแนนเต็ม 10 )
	จัดซื้อซอฟต์แวร์A	จัดซื้อซอฟต์แวร์ B
หัวหน้าทีมงานผู้บริหาร	2	2
ทีมงานผู้บริหาร 1	4	3
ทีมงานผู้บริหาร 2	3	2
รวม	9	7
คิดเป็นเปอร์เซ็นต์	90%	70%
เกณฑ์ที่ได้	ดีมาก	ดี

ตารางที่ 2 ประเมินแนวทางเลือกที่ 1

สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกที่ 1

                ทางทีมงานได้สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกและคัดเลือกใช้ซอฟต์แวร์ A มาพิจารณา เนื่องจากมีความเหมาะสมและตรงกับความต้องการมากที่สุด

ทางเลือกที่ 2 : ว่าจ้างบริษัทภายนอกเพื่อพัฒนาระบบ มีรายละเอียดดังตารางต่อไปนี้

ทางเลือกที่ 2 ว่าจ้างบริษัทภายนอกเพื่อพัฒนาระบบ

ตารางที่ 3 แนวทางเลือกที่ 2 ว่าจ้างบริษัทภายนอกเพื่อพัฒนาระบบ

การประเมินแนวทางเลือกที่ 2

                ทางทีมงานได้ทำการประเมินผลแนวทางเลือกซอฟต์แวร์ที่เหมาะสม โดยกำหนดเกณฑ์การให้น้ำหนัก (คะแนน) เชิงปริมาณเปรียบเทียบไว้เป็น 4 ระดับ ดังนี้

                น้ำหนักเท่ากับ   4    ช่วงคะแนน  100 - 90   เปอร์เซ็นต์   เกณฑ์ที่ได้   ดีมาก

                น้ำหนักเท่ากับ   3    ช่วงคะแนน  89 - 70     เปอร์เซ็นต์   เกณฑ์ที่ได้   ดี

                น้ำหนักเท่ากับ   2    ช่วงคะแนน  69 - 50     เปอร์เซ็นต์   เกณฑ์ที่ได้   พอใช้

                น้ำหนักเท่ากับ   1    ช่วงคะแนน  49 - 30     เปอร์เซ็นต์   เกณฑ์ที่ได้   ปรับปรุง

ซึ่งผลจากการประเมินโดยการให้น้ำหนักหรือคะแนนของทีมงาน ปรากฏผลดังตารางต่อไปนี้

ตารางการประเมินแนวทางที่ 2

ทีมงาน/ซอฟต์แวร์	เปรียบเทียบการให้น้ำหนัก (คะแนนเต็ม 10 )
	จัดซื้อซอฟต์แวร์A	จัดซื้อซอฟต์แวร์ B
หัวหน้าทีมงานผู้บริหาร	2	2
ทีมงานผู้บริหาร 1	4	3
ทีมงานผู้บริหาร 2	3	1
รวม	9	6
คิดเป็นเปอร์เซ็นต์	90%	60%
เกณฑ์ที่ได้	ดีมาก	ดี

ตารางที่ 4 ประเมินแนวทางเลือกที่ 2

สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกที่ 2

                 ทางทีมงานได้สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกและคัดเลือก จ้างบริษัท เคลฟเวอร์ รูท  จำกัด มาพัฒนาระบบมาพิจารณา เนื่องจากมีความเหมาะสมและตรงกับความต้องการมากที่สุด

ทางเลือกที่ 3 : ใช้ทีมงานเดิมพัฒนาและติดตั้งระบบมีรายละเอียดดังตารางต่อไปนี้

ทางเลือกที่ 3 ใช้ทีมงานเดิมพัฒนาและติดตั้งระบบ

          ตารางที่ 5 แนวทางเลือกที่ 3 ใช้ทีมงานเดิมพัฒนาและติดตั้งระบบ

การประเมินแนวทางเลือกที่ 3

                ไม่มีการประเมิน เพราะไม่มีการเปรียบเทียบ

สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกที่ 3

ทางทีมงานพิจารณาแล้วว่า มีขีดความสามารถที่จะพัฒนาระบบได้ตามข้อกำหนดคุณสมบัติทางเทคนิคและความต้องการของผู้ใช้งานตามที่จัดทำโดยใช้ระยะเวลาดำเนินการจำนวนทั้งสิ้น 4  เดือนและมีค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานจำนวนเงินทั้งสิ้น 250,000 บาท (ค่าเงินเดือน ค่าอุปกรณ์ ค่าล่วงเวลา และค่าสำรองฉุกเฉิน เป็นต้น)

สรุปผลการประเมินโดยทีมงานผู้บริหาร

                ทางทีมงานผู้บริหารได้พิจารณาตัดสินใจเลือกแนวทางใช้ทีมงานเดิมพัฒนาและติดตั้งระบบ เนื่องจากมีความพอใจเห็นความเหมาะสม ระยะเวลาในการติดตั้งเป็นที่พอใจตรงกับความต้องการมากที่สุด นอกจากจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการดำเนินงานและมีความคุ้มค่าในการลงทุน

ขั้นตอนที่ 2

การเริ่มต้นและวางแผนโครงการ

เป้าหมาย

นำระบบการขาย มาใช้งานในบริษัทเพื่อตอบสนองความต้องการความต้องการของพนักงานขาย เพื่ออำนวยความสะดวกสบายในการขาย และสร้างความพึงพอใจให้กับลูกค้า

วัตถุประสงค์

เพื่อนำระบบใหม่มาแก้ไขปัญหาต่างๆให้มากที่สุดและเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานและความสมัยใหม่ของระบบเพื่อทันต่อการใช้งาน ถูกต้อง ว่องไวตรงตามความต้องการ

ขอบเขตของระบบ

โครงการพัฒนาระบบการขายได้มีการจัดทำขึ้นโดย ใช้ทีมงานของบริษัทมารับผิดชอบโครงการพร้อมกันนี้ได้กำหนดขอบเขตของระบบนี้มีรายละเอียดดังต่อไปนี้

1. ระบบจะต้องใช้งานง่ายและสะดวก และรวดเร็ว

2. ระบบจะต้องเกิดข้อผิดพลาดน้อยที่สุดต่อการทำงาน 

3. ระบบจะต้องมีความถูกต้องและแม่นยำมากที่สุด

4. มีความสะดวกต่อการค้นหา 

5. ระบบมีการจัดแบ่งส่วนต่างๆอย่างชัดเจนคบถ้วน

ปัญหาที่พบจากระบบเดิม

1. เอกสารมีจำนวนมาก  ทำให้การจัดเก็บไม่เป็นระเบียบ 

2. ข้อมูลของลูกค้าอาจมีการเปลี่ยนแปลง เช่น ที่อยู่ เบอร์โทรศัพท์

3. เป้าหมายของบริษัทไม่เป็นไปตามความต้องการของลูกค้า

ความต้องการในระบบใหม่ 

1. การทำงานมีความรวดเร็ว

2. สามารถเก็บ  และตรวจสอบข้อมูลลูกค้า สินค้าได้

3. สามารถเพิ่ม แก้ไข  เปลี่ยนแปลงข้อมูลของสินค้าและข้อมูลลูกค้าได้

4. สามารถติดต่อกับลูกค้ารวดเร็วมากยิ่งขึ้น

ประโยชน์ที่ได้รับจากระบบใหม่

1. ลดความซ้ำซ้อนกันของข้อมูลและการทำงาน

2. ลดระยะเวลาในการทำงาน

3. ข้อมูลมีความถูกต้อง

4. การทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น

แผนการดำเนินงานของโครงการ

แผนการดำเนินงานของโครงการที่ต้องการวิเคราะห์ระบบที่มีการเปลี่ยนแปลง  คือ ระบบการขายสินค้า  และส่วนอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องมีดังต่อไปนี้

> ทีมงานผู้รับผิดชอบโครงการ

> ประมาณการใช้ทรัพยากร

> ประมาณการใช้งบประมาณ

> ประมาณระยะเวลาดำเนินงาน

1. ทีมงานรับผิดชอบโครงการ

ทีมงานผู้รับผิดชอบโครงการที่จะได้รับมอบหมาย คือ บุคลากรแผนกคอมพิวเตอร์ทั้ง  3 คน จะดำรงตำแหน่งหน้าที่ที่ได้รับมอบหมาย ดังต่อไปนี้
            - นักวิเคราะห์และออกแบบระบบ ทำหน้าที่ในการวิเคราะห์และออกแบบระบบ ตลอดจนเก็บรวบรวมข้อมูลและติดต่อประสานงานระหว่างผู้ใช้กับทีมโปรแกรมเมอร์ จัดทำเอกสารของระบบ ทดสอบโปรแกรมของระบบ และอื่นๆที่เกี่ยวข้อง
            - โปรแกรมเมอร์ ทำหน้าที่ในการเขียนและติดตั้งโปรแกรมของระบบ รวมทั้งทดสอบโปรแกรมและพัฒนาตัวต้นแบบเพื่อสอบถามความคิดเห็นและผลการตอบรับจากผู้ใช้ระบบ

2. ประมาณการใช้ทรัพยากร

ปัจจุบันทางบริษัทใช้ระบบเครือข่าย LAN อยู่แล้วมีรายละเอียดต่อไปนี้

1. เครื่องแม่ข่าย server จำนวน 1 เครื่อง

2. เครื่องลูกข่าย (Workstation) จำนวน 25 เครื่อง

3. เครื่องพิมพ์ (Printer) 7 เครื่อง

4. อุปกรณ์ต่อพวง 8 ชุด (ตามความเหมาะสม)

ทรัพยากร	จำนวน
บุคลากร
นักวิเคราะห์ระบบ	2 คน
โปรแกรมเมอร์	2 คน
อุปกรณ์ด้านคอมพิวเตอร์
เครื่อง server	1 เครื่อง
เครื่องคอมพิวเตอร์ลูกข่าย	25 เครื่อง
เครื่องพิมพ์	7 เครื่อง
อุปกรณ์ต่อพ่วง	8 เครื่อง

3. ประมาณการใช้งบประมาณ

สรุปแล้วงบประมาณที่ใช้พอสรุปในของแต่ละฝ่ายได้ดังนี้

1.1. ผู้จัดการ

ค่าตอบแทนสำหรับทีมงานพัฒนา

นักวิเคราะห์และออกแบบระบบโปรแกรมเมอร์                                200,000         บาท

1.2. พนักงาน

                            ฝึกอบรมพนักงานและผู้บริหาร 10 คน                          2,500           บาท

                            วันฝึกอบรมผู้ดูแลระบบ                                           1,000           บาท

1.3. จัดชื้ออุปกรณ์คอมพิวเตอร์ซอฟต์แวร์:

 เครื่องคอมพิวเตอร์ที่ใช้เป็นworkstation                                      70,000           บาท     

 อื่นๆ                                                                                 15,000           บาท

1.4. ค่าใช้จ่ายระหว่างดำเนินงาน

ค่าบำรุงระบบ                                                                                 50,000           บาท
จัดชื่อเก็บข้อมูลสำรอง                                                                         2,500            บาท

                                                   

 รวม                                                               340,500           บาท                                                                                                                                                                                                      

4. ประมาณระยะเวลาดำเนินงาน

ระยะเวลาการดำเนินงานของโครงการระบบการขาย จะใช้เวลาประมาณ 4 เดือน วัน ตั้งแต่เดือนกรกฎาคม –  ตุลาคม 2557 เป็นระยะเวลาในการดำเนินงานของการพัฒนาระบบการขายของบริษัท

ระยะเวลาดำเนินงาน

v  จำนวนชั่วโมงจริงในการทำงานในแต่ละวัน หรือส่วนหนึ่งของการประมาณระยะเวลาที่กำหนดไว้ นั่นคือ 8 ชั่วโมงต่อวัน ไม่รวมช่วงพักเที่ยง

v  เฉพาะวันทำการ คือวันจันทร์-ศุกร์ ไม่นับวันหยุดนักขัตฤกษ์และวันเสาร์-อาทิตย์

v  หากมีการทำงานในช่วงเวลานอกคือหลังเวลาเลิกงานหรือวันหยุดนักขัตฤกษ์และวันเสาร์-อาทิตย์จะได้รับ OT เพิ่มและวันหยุดนักขัตฤกษ์ได้ค่าแรงเป็น 2 เท่า

รายงานสรุปผลสำหรับผู้บริหาร

               จากการที่ได้ศึกษาโครงการพัฒนาระบบการขาย  อาจจะส่งผลต่อการปฏิบัติงานของบริษัทพนักงาน และอาจจะส่งผลถึงความพึงพอใจของลูกค้าเพื่อเป็นการเพิ่มประสิทธิภาพของการปฏิบัติงานในด้านการบริการและระบบสารสนเทศทางบริษัทจึงต้องจัดทำแผนพัฒนาระบบใหม่ขึ้น ทั้งนี้ทางทีมงานจึงได้พัฒนาระบบและได้ศึกษาความเป็นไปได้ทั้ง 3 ด้านของระบบนี้ประกอบด้วย ความเป็นไปได้ทางเทคนิค ความเป็นไปได้ทางการปฏิบัติงาน และความเป็นไปได้ทางด้านระยะการดำเนินงานจะเป็นข้อมูลไว้ช่วยสนับสนุนโดยนำมาใช้งานดังต่อไปนี้

1. ความเป็นไปได้ทางด้านเทคนิค

  ทำการศึกษาทั้งทางด้าน Software และHardware ของระบบเดิม ปรากฏว่าใช้เครื่องคอมพิวเตอร์เชื่อมต่อบนเครือข่ายแบบ LAN Application ที่ใช้ได้แก่

Ø  โปรแกรม Microsoft Office 2010

Ø  โปรแกรมสำเร็จรูปเพื่องานคลังสินค้า

2. ความเป็นไปได้ทางด้านการปฏิบัติงาน

                  ทำการศึกษาทางด้านการปฏิบัติงานของผู้ใช้กับระบบใหม่ที่จะนำมาใช้ จากการสอบถามข้อมูลพบว่า ระบบใหม่มีความเป็นไปได้ในการแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นกับการบริหารงานบุคคลที่มีอยู่เดิม ทั้งยังสามารถใช้ข้อมูลร่วมกันได้ ซึ่งช่วยลดปัญหาการนำข้อมูลที่ไม่ถูกต้องไปใช้งานได้ และลดขั้นตอนการทำงานที่ซ้ำซ้อนลงได้

3. ความเป็นไปได้ทางด้านระยะเวลา

                  ระยะเวลาในการดำเนินงานของโครงการพัฒนาระบบ ใช้เวลาทั้งหมดประมาณ 4 เดือน ตั้งแต่เดือนกรกฎาคม – เดือนตุลาคม 2557 ในการดำเนินงานพัฒนาระบบของบริษัท

ขั้นตอนที่ 3

การกำหนดความต้องการของระบบ

เมื่อระบบการขายได้รับการอนุมัติจากการนำเสนอโครงการในขั้นตอนที่ผ่านมา  ดังนั้น จึงเริ่มต้นด้วยการเก็บรวบรวมข้อมูลเพิ่มเติม เพื่อแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นจากระบบเดิม ในการกำหนดความต้องการครั้งนี้ ทีมงานเลือกใช้วิธีการออกแบบสอบถาม

ออกแบบสอบถาม

             บุคคลที่ตอบแบบสอบถาม คือ  ผู้จัดการแผนกต่าง ๆ ในการตอบแบบสอบถาม การใช้แบบสอบถามเพื่อเก็บข้อมูลในส่วนที่ต้องการพัฒนาระบบ เนื่องจากทางทีมงานสามารถควบคุมหัวข้อคำถามที่ต้องการรายละเอียดได้มากกว่าการสัมภาษณ์โดยไม่ต้องมีการจดบันทึกไม่รบกวนเวลาทำงานของผู้จัดการแต่ละแผนก สามารถเก็บข้อมูลได้มากตามการตั้งคำถามในแบบสอบถามนี้ผู้ตอบแบบสอบถามจะรู้สึกมีอิสระในการให้ข้อมูลเหตุผลที่เลือกสอบถามผู้จัดการทั้ง 5  แผนกนี้ เนื่องจาก 5 แผนกนี้มีความเกี่ยวข้องกับการพัฒนาระบบการขายมากที่สุด

จากการที่ทีมงานได้เก็บรวบรวมข้อมูลของระบบเดิม ด้วยวิธีการออกแบบสอบถาม สามารถสรุปข้อมูลที่ได้รับดังนี้

1. ข้อมูลระบบคอมพิวเตอร์ของระบบเดิม ทางบริษัทใช้ระบบเครือข่าย LAN ประกอบด้วย

1.1 เครื่องแม่ข่าย จำนวน 1 เครื่อง ใช้ซอฟต์แวร์เครือข่าย Windows Server 2007
1.2 เครื่องลูกข่าย จำนวน 15 เครื่อง ใช้ระบบปฏิบัติการ Windows XP จำนวน 5 เครื่อง Windows7 จำนวน

      10 เครื่อง และซอฟต์แวร์สำเร็จรูป

- แผนกการขาย ใช้ซอฟต์แวร์ Microsoft Excel 2007 ในการคำนวณยอดขายสินค้าของแต่ละวัน

- แผนกบัญชี ใช้ซอฟต์แวร์สำหรับงานบัญชี AccStar และใช้Microsoft Excel 2007 สำหรับคำนวณเงินยอดการ 

  สั่งซื้อ สั่งเบิกสินค้า

- แผนกบุคคล ใช้โปรแกรมสำเร็จรูป CRM ในการคิดคำนวณเงินเดือนของพนักงาน

- แผนกคลังสินค้า ใช้ซอฟต์แวร์Microsoft Excel 2007ในการคำนวณยอดการเบิกจ่ายของมาใช้ และจำนวนของ

  ในสต็อกสินค้า พร้อมพิมพ์รายการสั่งซื้อ

- แผนกวัตถุดิบ/จัดซื้อ ใช้ซอฟแวร์ Microsoft word 2007 ในการพิมพ์รายการสั่งซื้อสินค้า

- แผนกประชาสัมพันธ์ ใช้ซอฟแวร์ Microsoft Power Point 2007 ในการประชามสัมพันธ์ ข้อมูลข่าวสาร

- แผนกผลิตสินค้าใช้ซอฟต์แวร์ Microsoft Excel 2007 ในการเช็คสินค้าที่จะใช้ผลิตและพิมพ์รายการสินค้าที่

  ผลิตแล้ว

- แผนกควบคุมคุณภาพใช้ซอฟต์แวร์Microsoft word 2007 ในการพิมพ์รายการตรวจสอบคุณภาพ

- แผนกซ่อมบำรุง ใช้ซอฟต์แวร์Microsoft Excel 2007ในการคำนวณยอดการเบิกจ่ายของมาใช้ซ่อมบำรุง และ

  จัดลำดับการเข้าบริการ ซ่อมบำรุง

1.3 อุปกรณ์ต่อพ่วง ได้แก่ เครื่องพิมพ์เลเซอร์จำนวน 2 เครื่อง เครื่องพิมพ์อิงค์เซท 2 เครื่องเครื่องถ่าย

       เอกสาร 1 เครื่อง

1.4 อุปกรณ์อื่นๆ ตัวปล่อยสัญญาณ Wi-Fi จำนวน 4 ชุด

2. ความต้องการในระบบใหม่

2.1 สามารถสั่งซื้อสินค้าได้อย่างถูกต้องครบถ้วน ง่าย และรวดเร็ว

2.2 สามารถเช็คดูจำนวนสินค้าในสต๊อกได้

2.3 สามารถค้นหาข้อมูลของลูกค้าได้สะดวกรวดเร็วยิ่งขึ้น

2.4 ข้อมูลในระบบสามารถเชื่อมโยงไปยังแผนกอื่นๆได้ แต่จะต้องทำการเข้า Login ก่อน

3. ความต้องการของผู้ใช้ในระบบใหม่
            จากแบบสอบถามและการสัมภาษณ์ ทางทีมงานสามารถสรุปความต้องการในระบบใหม่ได้ดังต่อไปนี้

1.1   ตรวจสอบข้อมูลปัจจุบันและข้อมูลย้อนหลังได้

1.2   ข้อมูลของแต่ละแผนกสามารถเชื่อมโยงกันได้

1.3   ทำให้ขั้นตอนการทำงานไม่มีความซับซ้อน

1.4   สามารถให้บริการลูกค้าได้อย่างรวดเร็ว

1.5   สามารถเรียกดูข้อมูลได้รวดเร็วขึ้น

1.6   สามารถแก้ไข ปรับปรุงข้อมูลได้โดยสะดวก

1.7   เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน

1.8   มีการพิมพ์ใบสั่งซื้อสินค้า

การตอบสนองความต้องการดังกล่าวสามารถแบ่งการทำงานออกเป็น 3 ระบบดังนี้

1. ระบบการบัญชี       
                เป็นระบบที่เกี่ยวข้องกับการเงินของบริษัททั้งหมด รวมทั้งการจัดเก็บข้อมูลการเงินของบัญชีทั้งหมด ระบบจะช่วยไม่ให้การทำงานซับซ้อน ช่วยควบคุมรายรับ - รายจ่ายของบริษัท ค้นหาตรวจสอบข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว

2. ระบบคลังสินค้า

เป็นระบบที่เกี่ยวข้องกับการจัดเก็บสินค้ารวมทั้งการตรวจสอบสินค้าคงเหลือในคลังสินค้าว่าสินค้าเหลืออยู่จำนวนเท่าไหร่ จะได้ผลิตสินค้าพอต่อการส่งออก

3. ระบบการขาย

            เป็นระบบที่ช่วยเสริมสร้างความเชื่อมั่นและกระตุ้นการตลาดทำให้เกิดความรวดเร็วในการขาย ลูกค้าสามารถดูสินค้า สั่งสินค้าได้สะดวกและง่ายขึ้น

ขั้นตอนที่ 4

แบบจำลองขั้นตอนการทำงานของระบบ

            จาการวิเคราะห์ความต้องการระบบใหม่ที่รวบรวมมาได้จากผู้ใช้ระบบโดยสามารถจำลองได้ด้วยแผนภาพกระแสข้อมูล (Data Flow Diagram) ดังนี้

แผนภาพบริบท (Contex Diagram )

                                          

อธิบาย Context  Diagram

จาก Context Diagram ของระบบการขาย ของ บริษัท สับปะรดกระป๋องไทย ซึ่งสัญลักษณ์ Process จะใช้แทนการทำงานทุกขั้นตอนของระบบนี้ โดย External Agents ที่เกี่ยวข้องกับระบบ ได้แก่ ลูกค้า พนักงาน ผู้จัดการ และ ตัวแทนจำหน่าย  ซึ่งมีข้อมูลรับเข้าและส่งออกระหว่าง External Agents ดังกล่าวกับระบบ ทำให้ทราบโดยภาพรวมว่าระบบการบริหารงาน บริษัท สับปะรดกระป๋องไทย ทำอะไรได้บ้าง และเกี่ยวข้องกับใครบ้าง สามารถอธิบายได้ดังนี้

ลูกค้า

          - ลูกค้าจะสั่งซื้อสินค้าไปยังระบบการขาย

          - ลูกค้าชำระค่าสินค้าไปยังระบบการขาย

          - ระบบการขายจะทำการส่งใบเสร็จรายการสั่งสินค้าไปให้ลูกค้า

          - ระบบการขายจะทำการส่งใบเสร็จชำระสินค้าไปให้ลูกค้า

พนักงาน

         - พนักงานจะส่งข้อมูลลูกค้าไปยังระบบการขาย  

         - ระบบการขายจะรายงานข้อมูลลูกค้าไปยังพนักงาน  

         - พนักงานจะส่งข้อมูลสินค้าไปยังระบบการขาย

         - ระบบการขายจะรายงานข้อมูลสินค้าไปยังพนักงาน

         - พนักงานจะส่งข้อมูลตัวแทนจำหน่ายไปยังระบบการขาย

         - ระบบการขายจะรายงานข้อมูลตัวแทนจำหน่ายไปยังพนักงาน

         - พนักงานจะทำการตรวจสอบสินค้าคงเหลือไปยังระบบการขาย

         - ระบบการรายงานสินค้าคงเหลือไปยังพนักงาน

ผู้จัดการ

        - ผู้จัดการจะส่งข้อมูลลูกค้าไปยังระบบการขาย

       - ระบบการขายจะรายงานข้อมูลลูกค้าไปยังผู้จัดการ

       - ผู้จัดการจะส่งข้อมูลตัวแทนผู้จำหน่ายไปยังระบบการขาย

       - ระบบการขายจะรายงานข้อมูลตัวแทนจำหน่ายไปยังผู้จัดการ

       - ผู้จัดการจะส่งยอดขายสินค้าไปยังระบบการขาย

       - ระบบการขายจะรายงานยอดขายสินค้าไปยังผู้จัดการ

ตัวแทนจำหน่าย

      - ตัวแทนจำหน่ายจะส่งใบสั่งซื้อไปยังระบบการขาย

      - ระบบการขายจะส่งใบเสร็จสั่งซื้อสินค้ามาให้ตัวแทนจำหน่าย

Data  Flow  Diagram Level  0 

ภาพที่ 3  แสดง Data  Flow  Diagram Level  0

อธิบาย Data Flow Diagram Level 0

            จาก  DFD level  0 สามารถแบ่งขั้นตอนการทำงานภายในระบบออกเป็น 4 ระบบ ดังนั้นจึงแยก Process ที่  เกี่ยวข้องกับระบบ ดังรายละเอียดต่อไปนี้  

Process 1 ระบบจัดการข้อมูล 

พนักงานสามารถจัดการข้อมูลสินค้า  ข้อมูลลูกค้า ข้อมูลตัวแทนจำหน่าย ข้อมูลการสั่งซื้อ และข้อมูลการ ขายได้  สามารถปรับปรุงแก้ไขข้อมูลได้ โดยเก็บข้อมูลไว้ในฐานข้อมูล พนักงานจะส่งข้อมูลสินค้า ข้อมูลลูกค้า ข้อมูลตัวแทนจำหน่าย ไปยังระบบจัดการข้อมูล ระบบจัดการข้อมูลก็จะทำการส่งข้อมูลแต่ละข้อมูลไปยังแต่ละฐานข้อมูล

Process 2 ระบบสั่งซื้อสินค้า

ตัวแทนจำหน่ายจะส่งใบสั่งสินค้าและชำระค่าสินค้าไปยังระบบสั่งซื้อสินค้าและระบบสั่งซื้อสินค้าจะทำการส่งข้อมูลใบเสร็จสั่งซื้อสินค้าไปให้ตัวแทนจำหน่าย ระบบสั่งซื้อสินค้าจะส่งข้อมูลสินค้าไปยังฐานข้อมูลสินค้า และจะส่งรายละเอียดข้อมูลสั่งซื้อสินค้าไปยังฐานข้อมูลสั่งซื้อสินค้า     

Process 3 ระบบขายสินค้า

ลูกค้าจะสั่งซื้อสินค้าและชำระค่าสินค้าไปยังระบบการขาย ระบบจะทำการจัดเก็บข้อมูลรายละเอียดการขายไปยังฐานข้อมูลการขาย ระบบการขายจะแจ้งรายการใบเสร็จรายการสั่งซื้อสินค้าไปให้ลูกค้า

Process 4 พิมพ์รายงาน

            ผู้จัดการจะส่งความต้องการรายงานข้อมูลการสั่งซื้อสินค้า ข้อมูลลูกค้า ข้อมูลสินค้า ข้อมูลตัวแทนจำหน่าย ยอดขายสินค้าไปยังระบบ แล้วระบบจะทำการรายงานข้อมูลมายังผู้จัดการ และ พนักงานส่งความต้องการรายงานข้อมูลสินค้า ข้อมูลตัวแทนจำหน่าย ข้อมูลลูกค้า ตรวจสอบสินค้าคงเหลือ แล้วระบบจะทำการรายงานข้อมูลมายังพนักงาน

Data Flow Diagram Level 1 of Process 1

ภาพที่ 4  Data Flow Diagram Level 1 of Process 1 ระบบการจัดการข้อมูล

อธิบาย  Data Flow Diagram Level 1 of Process 1 ระบบการจัดการข้อมูล

Process 1.1 ระบบปรับปรุงข้อมูล 

พนักงานส่งข้อมูลที่ต้องการปรับปรุงแก้ไข มาที่ระบบปรับปรุงสินค้า ระบบจะทำดึงข้อมูลที่ต้องการแก้ไขมากจากแฟ้มข้อมูล

Process 1.2 ระบบแสดงข้อมูลสินค้า

เป็นขั้นตอนที่แสดงผลข้อมูลสินค้าเมื่อดึงสินค้าออกมากจากแฟ้มข้อมูลแล้ว  เพื่อนำมาปรับปรุงแก้ไข

Process 1.3 ระบบบันทึกข้อมูล

                  เมื่อพนักงานปรับปรุงแก้ไขข้อมูลเสร็จแล้ว ก็ทำการบันทึกข้อมูล 

Data Flow Diagram Level 1 of Process 2

ภาพที่ 5  Data Flow Diagram Level 1 of Process 2 ระบบสั่งซื้อสินค้า

อธิบาย Data Flow Diagram Level 1 of Process 2 ระบบสั่งซื้อสินค้า

Process 2.1 ระบบสั่งซื้อสินค้า

ตัวแทนจำหน่ายจะส่งใบสั่งสินค้ามากจากตัวแทนจำหน่าย ระบบสั่งสินค้าจะดึงข้อมูลตัวแทนจำหน่ายมากจากแฟ้มข้อมูลตัวแทนจำหน่าย ดึงข้อมูลสินค้ามาจากแฟ้มข้อมูลสินค้า และดึงข้อมูลการสั่งซื้อมากจากแฟ้มข้อมูลการสั่งซื้อ

Process 2.2 ระบบรายละเอียดสินค้า

จะทำการดึงข้อมูลรายละเอียดการสั่งซื้อสินค้าจากแฟ้มข้อมูลสั่งซื้อสินค้า และดึงข้อมูลสินค้ามากจากแฟ้มข้อมูลสินค้า และทำการรวมยอดค่าสินค้าส่งไปให้ระบบชำระเงิน

Process 2.3 ระบบชำระค่าสินค้า

ได้รับยอดรวมค่าชำระสินค้าจากระบบรายละเอียดสินค้า ชำระค่าสินค้า แล้วทางระบบจะแจ้งใบเสร็จสั่งซื้อสินค้าไปยังตัวแทนจำหน่าย

Data Flow Diagram Level 1 of Process 3

ภาพที่ 6  Data Flow Diagram Level 1 of Process 3 ระบบขายสินค้า

อธิบาย Data Flow Diagram Level 1 of Process 3 ระบบขายสินค้า

Process 3.1 ระบบตรวจสอบรายการที่สั่งซื้อ

ลูกค้าจะสั่งซื้อสินค้า ระบบจะทำการตรวจสอบสินค้าโดยดึงข้อมูลสินค้ามาจากแฟ้มข้อมูลสินค้ามาตรวจสอบ

Process 3.2 ระบบแสดงรายการสินค้า

ตรวจสอบรายการสินค้าที่ต้องการซื้อแล้ว ก็จะมาแสดงรายละเอียดสินค้า รวมราคาสินค้าส่งไปยังระบบชำระค่าสินค้า

Process 3.3 ระบบชำระค่าสินค้า

รับราคาสุทธิมาจากระบบแสดงรายการสินค้า ชำระค่าสินค้า ระบบชำระเงินจะแจ้งใบเสร็จรายการสั่งสินค้าไปยังลูกค้า

Data Flow Diagram Level 1 of Process 4

ภาพที่ 7  Data Flow Diagram Level 1 of Process 4 พิมพ์รายงาน

อธิบาย Data Flow Diagram Level 1 of Process  4 พิมพ์รายงาน

Process 4.1 ระบบตรวจสอบข้อมูล

            ผู้จัดการและพนักงานจะส่งข้อมูลที่ต้องการไปยังระบบตรวจสอบข้อมูล ระบบจะทำการตรวจสอบข้อมูลโดยดึงข้อมูลที่ต้องการมาจากแฟ้มข้อมูลที่ต้องการแล้วส่งข้อมูลที่ได้ไปพิมพ์รายงาน

Process 4.2 พิมพ์รายงาน

นำข้อมูลที่ต้องการมาทำการพิมพ์ โดยจะดึงข้อมูลสินค้า ข้อมูลการสั่งซื้อ ข้อมูลตัวแทนจำหน่าย และข้อมูลลูกค้า มาจากแต่ละแฟ้มข้อมูลที่ต้องการพิมพ์

Process 4.2 พิมพ์รายงาน

นำข้อมูลที่ต้องการมาทำการพิมพ์ โดยจะดึงข้อมูลสินค้า ข้อมูลการสั่งซื้อ ข้อมูลตัวแทนจำหน่าย และข้อมูลลูกค้า มาจากแต่ละแฟ้มข้อมูลที่ต้องการพิมพ์

แบบจำลองข้อมูล (Data Modeling)

ขั้นตอนการกำหนดความต้องการของระบบการขาย ด้วย E-R Diagram ของระบบการขาย

นอกจากการจำลองขั้นตอนการทำงานของระบบ (Process Modeling) ด้วยแผ่นภาพกระแสข้อมูล (Data Flow Diagram) ในการกำหนดความต้องการของระบบแล้วยังต้องจำลองข้อมูล (Data Modeling) ทั้งหมดในระบบด้วยแผนภาพแสดงความสัมพันธ์ระหว่างข้อมูล (Entity Relationship Diagram : E-R Diagram) โดยข้อมูลนั้นมีความหมายรวมทั้งแต่ข้อมูลที่อยู่บนเอกสารหรือรายงานต่างๆ บุคคลที่เกี่ยวข้องกับระบบ ซึ่งแบบจำลองทั้ง 2 ที่แสดงให้เห็นเป็นแบบจำลองของระบบการขาย ในระบบการขายสามารถสร้าง E-R Diagram ตามขั้นตอนต่อไปนี้

สร้าง  Relationship ให้กับ Entity

1. ความสัมพันธ์ระหว่างลูกค้า กับ รายการสั่งซื้อ

ความสัมพันธ์ระหว่างลูกค้าและรายการสั่งซื้อ เป็นความสัมพันธ์แบบหนึ่งต่อกลุ่ม (1:M) หมายถึง ลูกค้า 1 คน สามารถมีรายการสั่งซื้อได้หลายรายการ

ภาพที่ 8  แสดงความสัมพันธ์ระหว่างเอนทิตี้ ลูกค้า กับ รายการสั่งซื้อ

2. ความสัมพันธ์ระหว่างลูกค้า กับ ใบเสร็จสินค้า

ความสัมพันธ์ระหว่างลูกค้ากับใบเสร็จสินค้า เป็นความสัมพันธ์แบบหนึ่งต่อกลุ่ม (1:M) หมายถึง ลูกค้า 1 คน สามารถมีใบเสร็จสินค้าได้หลายใบ 

ภาพที่ 9 แสดงความสัมพันธ์ระหว่างเอนทิตี้ ลูกค้า กับ ใบเสร็จสินค้า

3. ความสัมพันธ์ระหว่างรายการซื้อสินค้า กับ สินค้า

              ความสัมพันธ์ระหว่างรายการซื้อสินค้ากับสินค้า เป็นความสัมพันธ์แบบหนึ่งต่อกลุ่ม (1:M) หมายถึง รายการซื้อสินค้า 1 รายการ สามารถ มีสินค้าได้หลายอย่าง

ภาพที่ 10 แสดงความสัมพันธ์ระหว่างเอนทิตี้ รายการซื้อสินค้า กับ สินค้า

4. ความสัมพันธ์ระหว่างตัวแทนจำหน่าย กับ ใบเสร็จสินค้า

ความสัมพันธ์ระหว่างตัวแทนจำหน่ายกับใบเสร็จสินค้า เป็นความสัมพันธ์แบบหนึ่งต่อกลุ่ม (1:M) หมายถึง  ตัวแทนจำหน่าย 1 คน สามารถมีใบเสร็จสินค้าได้หลายใบ

ภาพที่ 11 แสดงความสัมพันธ์ระหว่างเอนทิตี้ ตัวแทนจำหน่าย กับ ใบเสร็จสินค้า

5. ความสัมพันธ์ระหว่างตัวแทนจำหน่าย กับ รายการซื้อสินค้า

              ความสัมพันธ์ระหว่างตัวแทนจำหน่ายกับรายการซื้อสินค้า เป็นความสัมพันธ์แบบหนึ่งต่อกลุ่ม (1:M) หมายถึง ตัวแทนจำหน่าย 1 คน สามารถมีรายการซื้อสินค้าหลายรายการ

ภาพที่ 12 แสดงความสัมพันธ์ระหว่างเอนทิตี้ ตัวแทนจำหน่ายกับรายการซื้อสินค้า

6. ความสัมพันธ์ระหว่างตัวแทนจำหน่าย กับ ใบสั่งสินค้า

              ความสัมพันธ์ระหว่างตัวแทนจำหน่ายกับใบสั่งสินค้า เป็นความสัมพันธ์แบบหนึ่งต่อกลุ่ม (1:M) หมายถึง ตัวแทนจำหน่าย1 คน สามารถมีใบสั่งสินค้าได้หลายใบ

ภาพที่ 13 แสดงความสัมพันธ์ระหว่างเอนทิตี้ ตัวแทนจำหน่าย กับ ใบสั่งสินค้า

7. ความสัมพันธ์ระหว่างพนักงานขาย กับ ตัวแทนจำหน่าย

              ความสัมพันธ์ระหว่างพนักงานขายกับตัวแทนจำหน่าย เป็นความสัมพันธ์แบบหนึ่งต่อกลุ่ม (1:M) หมายถึง พนักงานขาย 1คน สามารถมีตัวแทนจำหน่ายได้หลายคน

ภาพที่ 14 แสดงความสัมพันธ์ระหว่างเอนทิตี้ พนักงานขาย กับ ตัวแทนจำหน่าย

8. ความสัมพันธ์ระหว่างพนักงานขาย กับ ใบสั่งสินค้า

                ความสัมพันธ์ระหว่างพนักงานขายกับใบสั่งสินค้า เป็นความสัมพันธ์แบบหนึ่งต่อกลุ่ม (1:M) หมายถึง พนักงานขาย 1คน สามารถมีใบสั่งสินค้าได้หลายใบ

ภาพที่ 15 แสดงความสัมพันธ์ระหว่างเอนทิตี้ พนักงานขาย กับ ใบสั่งสินค้า

9. ความสัมพันธ์ระหว่างพนักงานขาย กับ รายการสั่งซื้อ

                ความสัมพันธ์ระหว่างพนักงานขายกับรายการสั่งซื้อ เป็นความสัมพันธ์แบบหนึ่งต่อกลุ่ม (1:M) หมายถึง พนักงานขาย 1คน สามารถมีรายการสั่งซื้อหลายรายการ

ภาพที่ 16 แสดงความสัมพันธ์ระหว่างเอนทิตี้ พนักงานขาย กับ รายการสั่งซื้อ

แสดงความสัมพันธ์และแผนภาพ E-R Diagram เพื่อกำหนด Attribute และ Primary key

          โครงสร้างตารางทางฐานข้อมูลของแผนกการขายมีดังนี้

ตาราง : ลูกค้า

ภาพที่ 18 แสดงตารางลูกค้า

ตาราง : สินค้า

ภาพที่ 19 แสดงตารางสินค้า

ตาราง : พนักงานขาย

ภาพที่ 20 แสดงตารางพนักงานขาย

ตาราง : ใบสั่งซื้อสินค้า

ภาพที่ 21 แสดงตารางใบสั่งซื้อสินค้า

ขั้นตอนที่ 5

การออกแบบ User Interface

การออกแบบส่วนติดต่อกับผู้ใช้ (User Interface Design)

เป็นการออกแบบจอภาพเพื่อให้ผู้ใช้งานสามารถโต้ตอบกับระบบได้ตามความต้องการอย่างมีประสิทธิภาพในปัจจุบันนิยมใช้การออกแบบส่วนติดต่อกับผู้ใช้แบบกราฟิก (Graphic User Interface)

ภาพที่ 22 แสดงหน้าหลักของระบบ

ภาพที่ 23 แสดงหน้าจอรายจ่าย ข้อมูลร่ายรับ และออกจากระบบ

ภาพที่ 24 แสดงหน้าจอรายชื่อตัวแทนจำหน่าย สามารถเพิ่ม บันทึก แก้ไข ลบ และพิมพ์ข้อมูลได้

                                       ภาพที่ 25 แสดงหน้าจอรายการสินค้า

ภาพที่ 26 แสดงหน้าจอรายการสั่งซื้อสินค้า

การพัฒนาและติดตั้งระบบ

ทีมงานได้จัดทำ คู่มือและเอกสารการใช้โปรแกรมของระบบการขายเพื่อให้ผู้ใช้ระบบ สามารถเข้าใจการทำงานของโปรแกรมได้มากยิ่งขึ้น ระบบการขาย เป็นระบบที่สามารถทำงานได้หลายหน้าที่และมีระบบย่อยทั้งหมด 4 ระบบได้แก่

1. ระบบข้อมูลลูกค้า

เป็นระบบที่สามารถค้นหาและดูรายละเอียดของลูกค้าได้ สามารถ เพิ่ม ลบ แก้ไข หรือสั่งพิมพ์ข้อมูลลูกค้าได้

2. ระบบตัวแทนจำหน่าย

เป็นระบบที่จัดเก็บข้อมูลของตัวแทนจำหน่ายไว้ สามารถเพิ่ม ลบ แก้ไข หรือ การสั่งพิมพ์ข้อมูลตัวแทนจำหน่ายได้

3. ระบบข้อมูลสินค้า

เป็นระบบที่เก็บข้อมูลรายละเอียดของสินค้า สามารถตรวจสอบจำนวนของสินค้าได้  สามารถเพิ่ม ลบ แก้ไข หรือ การสั่งพิมพ์ข้อมูลสินค้าได้

4. ระบบข้อมูลการสั่งซื้อสินค้า

ระบบนี้จะทำการจัดเก็บข้อมูลการสั่งซื้อของลูกค้าหรือตัวแทนจำหน่าย   สามารถสั่งซื้อสินค้าได้ง่ายมากขึ้น   สามารถบอกรายละเอียดสินค้าให้แก่ลูกค้าได้ สามารถคำนวณราคาสินค้า และออกใบเสร็จให้กับลูกค้า และยังสามารถเพิ่ม ลบ แก้ไข หรือ การสั่งพิมพ์ข้อมูลสินค้าได้

ขั้นตอนที่ 7
ซ่อมบำรุง

              เป็นขั้นตอนเพื่อการดูแลระบบเมื่อมีข้อผิดพลาดเกิดขึ้น และต้องทำการแก้ไขข้อผิดพลาดนั้นรวมทั้งเป็นขั้นตอนเพื่อการปรับปรุงหรือดัดแปลงหรือแก้ไขทั้งโปรแกรม การซ่อมบำรุงระบบนั้นขึ้นอยู่กับผู้พัฒนาระบบว่าระบบนั้นมีปัญหาอะไรบ้าง ผู้ใช้งานต้องหมั่นตรวจสอบดูแลระบบอย่างต่อเนื่อง นอกจากนี้ยังปรับปรุงให้ระบบทำงานตามความต้องการของผู้ใช้ที่เพิ่มขึ้นอยู่เสมอ เช่น รูปแบบการทำงานที่เปลี่ยนแปลงไปของเทคโนโลยี เป็นต้น