ระบบบัญชี

ขั้นตอนที่ 1

การค้นหาและเลือกสรรโครงการ

แผนกบัญชี มีหน้าที่ ทางด้านการเงินซึ่งเป็นฝ่ายที่สำคัญมากที่สุดอีกฝ่ายหนึ่ง  รับผิดชอบดำเนินการด้าน

รับ – จ่ายเงินทุกประเภท ประมาณการรายได้และค่าใช้จ่าย งบการเงินและรายละเอียดประกอบงบการเงิน

ปัญหาแผนกบัญชี มีดังนี้

1. การทำงานซ้ำซ้อนกันของแผนกบัญชีในส่วนของการทำบัญชีในบริษัท การคำนวณเงินเดือนและเพิ่มการทำบัญชีเกี่ยวกับรายชื่อของพนักงานเพื่อลดภาระของฝ่ายบุคคล

2. การเก็บเอกสารยังเป็นการเก็บแบบบันทึกและเอกสารมีจำนวนมากทำให้เกิดการล่าช้าในการติดต่องานกับแผนกอื่นๆเมื่อต้องมีการนำเอกสารไปใช้งาน

การเสนอแนวทางเลือก ในการนำระบบมาพัฒนาระบบคลังสินค้ามาใช้งาน

หลังจากที่ได้วิเคราะห์ระบบเดิมและพบว่าปัญหาที่เกิดขึ้นคือ  มีการทำงานซ้ำซ้อนของแผนกบัญชีและแผนกบุคคลในการคำนวณเงินเดือนของพนักงานอีกทั้งยังมีการเก็บรักษาเอกสารแบบการจดบันทึกไม่มีการเก็บสำรองข้อมูลทำให้มีความเสี่ยงในการที่บริษัทจะสูญเสียเอกสารสำคัญทางการเงิน เพื่อลดปัญหาต่างๆ ได้มีการเสนอโครงการพัฒนาระบบใหม่ขึ้นทางทีมงานได้รวมรวบข้อมูลจากผู้ใช้ที่เกี่ยวข้องและนำเสนอผู้บริหารจากนั้นจึงได้จำลองขั้นตอนการทำงานของระบบใหม่นำเสนอให้ผู้บริหารและผู้ใช้ระบบเพื่อตรวจสอบความถูกต้องและนำมาแก้ไขให้ตรงตามความต้องการโดยมีแนวทางเลือกในการพัฒนาโครงการ 3 แนวทางคือ
            1.จัดซื้อซอฟแวร์สำเร็จรูป

            2.จ้างบริษัทภายนอกเพื่อพัฒนาระบบ

            3.ใช้ทีมงานเดิมมาพัฒนาและติดตั้งระบบ­

ภาพที่ 1   ทางเลือกในการนำระบบใหม่มาใช้ที่ดีที่สุด

ทางเลือกที่ 1 : การจัดซื้อซอฟต์แวร์สำเร็จรูป ( Packaged Software ) มีรายละเอียดดังตารางต่อไปนี้ 

การประเมินแนวทางเลือกที่ 1

                ทางทีมงานได้ทำการประเมินผลแนวทางเลือกซอฟต์แวร์ที่เหมาะสม โดยกำหนดเกณฑ์การให้น้ำหนัก (คะแนน) เชิงปริมาณเปรียบเทียบไว้เป็น 4 ระดับ ดังนี้

                น้ำหนักเท่ากับ   4    ช่วงคะแนน  100-90  เปอร์เซ็นต์   เกณฑ์ที่ได้   ดีมาก

                น้ำหนักเท่ากับ   3    ช่วงคะแนน  89-70    เปอร์เซ็นต์   เกณฑ์ที่ได้   ดี

                น้ำหนักเท่ากับ   2    ช่วงคะแนน  69-50    เปอร์เซ็นต์   เกณฑ์ที่ได้   พอใช้

                น้ำหนักเท่ากับ   1   ช่วงคะแนน  49-30     เปอร์เซ็นต์   เกณฑ์ที่ได้   ปรับปรุง

       ซึ่งผลจากการประเมิน โดยการให้น้ำหนักหรือคะแนนของทีมงาน ปรากฏผลดังตารางต่อไปนี้

สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกที่ 1

                ทางทีมงานได้สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกและคัดเลือกใช้ซอฟต์แวร์  Processsion มาพิจารณา เนื่องจากมีความเหมาะสมและตรงกับความต้องการมากที่สุด

 ทางเลือกที่ 2 : ว่าจ้างบริษัทภายนอกเพื่อพัฒนาระบบ มีรายละเอียดดังตารางต่อไปนี้

                    

การประเมินแนวทางเลือกที่ 2

                ทางทีมงานได้ทำการประเมินผลแนวทางเลือกซอฟต์แวร์ที่เหมาะสม โดยกำหนดเกณฑ์การให้น้ำหนัก (คะแนน) เชิงปริมาณเปรียบเทียบไว้เป็น 4 ระดับ ดังนี้

                น้ำหนักเท่ากับ   4    ช่วงคะแนน  100-90   เปอร์เซ็นต์   เกณฑ์ที่ได้   ดีมาก

                น้ำหนักเท่ากับ   3    ช่วงคะแนน  89-70     เปอร์เซ็นต์   เกณฑ์ที่ได้   ดี

                น้ำหนักเท่ากับ   2    ช่วงคะแนน  69-50     เปอร์เซ็นต์   เกณฑ์ที่ได้   พอใช้

                น้ำหนักเท่ากับ   1    ช่วงคะแนน  49-30     เปอร์เซ็นต์   เกณฑ์ที่ได้   ปรับปรุง

ซึ่งผลจากการประเมิน โดยการให้น้ำหนักหรือคะแนนของทีมงาน ปรากฏผลดังตารางต่อไปนี้

          สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกที่ 2

       ทางทีมงานได้สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกและคัดเลือก จ้างบริษัท โพรเฟชชั่น  จำกัด มาพัฒนาระบบ   มาพิจารณา เนื่องจากมีความเหมาะสมและตรงกับความต้องการมากที่สุด

ทางเลือกที่ 3 : ใช้ทีมงานเดิมพัฒนาและติดตั้งระบบมีรายละเอียดดังตารางต่อไปนี้

การประเมินแนวทางเลือกที่ 3

                ไม่มีการประเมิน เพราะไม่มีการเปรียบเทียบ

สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกที่ 3

ทางทีมงานพิจารณาแล้วว่า มีขีดความสามารถที่จะพัฒนาระบบได้ตามข้อกำหนดคุณสมบัติทางเทคนิคและความต้องการของผู้ใช้งานตามที่จัดทำโดยใช้ระยะเวลาดำเนินการจำนวนทั้งสิ้น 6  เดือนและมีค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานจำนวนเงินทั้งสิ้น 430,000 บาท (ค่าเงินเดือน ค่าอุปกรณ์ ค่าล่วงเวลา และค่าสำรองฉุกเฉิน เป็นต้น)

ตารางเปรียบเทียบการพิจารณาแนวทางเลือกทั้งสามแนวทาง

เปรียบเทียบแนวทางเลือกทั้งสาม
                ผลจากการพิจารณาแนวทางเลือกของทีมงานจากทั้งสามแนวทางจะนำเสนอเข้าสู่การพิจารณาของผู้บริหารเพื่อพิจารณาเลือกแนวทางตามที่ได้นำเสนอจากทีมงานพัฒนาพร้อมข้อเสนอแนะในแต่ละแนวทางเลือกหลักทั้งสาม โดยมีรายละเอียดดังตาราง  ต่อไปนี้

ผู้บริหารเลือกแนวทางที่ดีที่สุด
                หลังจากหัวหน้าทีมงานได้เสนอแนวทางเลือก โดยจัดทำข้อมูลเปรียบเทียบและข้อเสนอแนะแก่ทีมผู้บริหาร ผลจากการเปรียบเทียบได้ ดังตารางต่อไปนี้

สรุปผลการประเมินโดยทีมงานผู้บริหาร

                ทางทีมงานผู้บริหารได้พิจารณาตัดสินใจเลือกแนวทางจัดซื้อซอฟแวร์สำเร็จรูป เนื่องจากมีความเหมาะสมและตรงกับความต้องการมากที่สุด นอกจากจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการดำเนินงานและมีความคุ้มค่าในการลงทุน ระยะเวลาในการติดตั้งเป็นที่พอใจ   ตรงกับความต้องการมากที่สุด

ขั้นตอนที่ 2

การเริ่มต้นและวางแผนโครงการ

เป้าหมาย

นำระบบบัญชี มาใช้งานในบริษัทเพื่อตอบสนองความต้องการความต้องการของแผนกบัญชี เพื่ออำนวยความสะดวกสบายในการปฎิบัติงาน และเพื่อลดภาระของแผนกบุคคล

วัตถุประสงค์

เพื่อวิเคราะห์ ออกแบบ และพัฒนาให้เป็นระบบบัญชี ที่สามารถตอบสนองความต้องการของผู้ใช้ได้ ได้อย่างมีประสิทธิ์ภาพและช่วยแก้ไขปัญหาต่างๆให้มากที่สุดในการทำงานและความสมัยใหม่ของระบบเพื่อทันต่อการใช้งาน ถูกต้อง ว่องไวตรงตามความต้องการ

ขอบเขตของระบบ

โครงการพัฒนาระบบบัญชีได้มีการจัดทำขึ้นโดย ใช้ทีมงานของบริษัทมารับผิดชอบโครงการ พร้อมกันนี้ได้กำหนดขอบเขตของระบบนี้มีรายละเอียดดังต่อไปนี้

1.       ระบบจะต้องใช้งานง่ายและสะดวก และรวดเร็ว

2.       ระบบจะต้องเกิดข้อผิดพลาดน้อยที่สุดต่อการทำงาน 

3.       ระบบจะต้องมีความถูกต้องและแม่นยำมากที่สุด

4.       มีความสะดวกต่อการค้นหา 

5.       ระบบมีการจัดแบ่งส่วนต่างๆอย่างชัดเจนคบถ้วน

6.       ระบบจะต้องมีการรักษาความปลอดภัยจากบุคคลภายนอก

ปัญหาที่พบจากระบบเดิม

1.       เอกสารมีจำนวนมาก  ทำให้การจัดเก็บไม่เป็นระเบียบและเสี่ยงต่อการสูญเสียข้อมูลทางการเงิน 

2.       ข้อมูลของพนักงานอาจมีการเปลี่ยนแปลง เช่น ที่อยู่ เบอร์โทรศัพท์

3.       การทำงานของแผนกบัญชีมีความซ้ำซ้อน

ความต้องการในระบบใหม่ 

1.       การทำงานมีความรวดเร็ว

2.       สามารถเก็บข้อมูลรายรับ-รายจ่ายและตรวจสอบข้อมูลของบริษัท

3.       สามารถเพิ่ม แก้ไข  เปลี่ยนแปลงข้อมูลของพนักงาน

4.       สามารถติดต่อกับแผนกอื่นๆได้รวดเร็วมากยิ่งขึ้น

ประโยชน์ที่ได้รับจากระบบใหม่

1.       ลดความซ้ำซ้อนกันของการทำงานแต่ละแผนก

2.       ลดระยะเวลาในการทำงาน

3.       ข้อมูลมีความปลอดภัยและมีการสำรองข้อมูล

4.       การทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น

แผนการดำเนินงานของโครงการ

แผนการดำเนินงานของโครงการที่ต้องการวิเคราะห์ระบบที่มีการเปลี่ยนแปลง  คือ ระบบงานบุคคล  และส่วนอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องมีดังต่อไปนี้

ü  ทีมงานผู้รับผิดชอบโครงการ

ü  ประมาณการใช้ทรัพยากร

ü  ประมาณการใช้งบประมาณ

ü  ประมาณระยะเวลาดำเนินงาน

1.       ทีมงานรับผิดชอบโครงการ

ทีมงานผู้รับผิดชอบโครงการที่จะได้รับมอบหมาย คือ บุคลากรแผนกคอมพิวเตอร์ทั้ง  3 คน จะดำรงตำแหน่งหน้าที่ที่ได้รับมอบหมาย ดังต่อไปนี้

v   นักวิเคราะห์และออกแบบระบบ ทำหน้าที่ในการวิเคราะห์และออกแบบระบบ ตลอดจนเก็บรวบรวมข้อมูลและติดต่อประสานงานระหว่างผู้ใช้กับทีมโปรแกรมเมอร์ จัดทำเอกสารของระบบ ทดสอบโปรแกรมของระบบ และอื่นๆที่เกี่ยวข้อง

v  โปรแกรมเมอร์ ทำหน้าที่ในการเขียนและติดตั้งโปรแกรมของระบบ รวมทั้งทดสอบโปรแกรมและพัฒนาตัวต้นแบบเพื่อสอบถามความคิดเห็นและผลการตอบรับจากผู้ใช้ระบบ

2.       ประมาณการใช้ทรัพยากร

ปัจจุบันทางบริษัทใช้ระบบเครือข่าย LAN อยู่แล้วมีรายละเอียดต่อไปนี้

1.       เครื่องแม่ข่าย server จำนวน 1 เครื่อง

2.       เครื่องลูกข่าย (Workstation) จำนวน 25 เครื่อง

3.       เครื่องพิมพ์ (Printer) 7 เครื่อง

4.       อุปกรณ์ต่อพวง 8 ชุด (ตามความเหมาะสม) 

ทรัพยากร	จำนวน
บุคลากร
นักวิเคราะห์ระบบ	2 คน
โปรแกรมเมอร์	2 คน
อุปกรณ์ด้านคอมพิวเตอร์
เครื่อง server	1 เครื่อง
เครื่องคอมพิวเตอร์ลูกข่าย	25 เครื่อง
เครื่องพิมพ์	7 เครื่อง
อุปกรณ์ต่อพ่วง	8 เครื่อง

1.       ประมาณการใช้งบประมาณ

สรุปแล้วงบประมาณที่ใช้พอสรุปในของแต่ละฝ่ายได้ดังนี้

1.1   ผู้จัดการ

ค่าตอบแทนสำหรับทีมงานพัฒนา

นักวิเคราะห์และออกแบบระบบโปรแกรมเมอร์                  150,000      บาท

1.2   พนักงาน

ฝึกอบรมพนักงานและผู้บริหาร 10 คน                                            3,000          บาท

วันฝึกอบรมผู้ดูแลระบบ                                                             1,000          บาท

1.3   จัดชื้ออุปกรณ์คอมพิวเตอร์ซอฟต์แวร์:

เครื่องคอมพิวเตอร์ที่ใช้เป็นworkstation                        90,000       บาท

อื่นๆ                                                               18,000        บาท

1.4   ค่าใช้จ่ายระหว่างดำเนินงาน

ค่าบำรุงระบบ                                                                                                                                                                                            35,000         บาท
จัดชื่อเก็บข้อมูลสำรอง                                                                                                                                                                       3,500           บาท

รวม                                                      300,500       บาท

2.       ประมาณระยะเวลาดำเนินงาน

ระยะเวลาการดำเนินงานของโครงการระบบการขาย จะใช้เวลาประมาณ 4 เดือน วัน ตั้งแต่เดือน   กรกฎาคม – ตุลาคม 2557 เป็นระยะเวลาในการดำเนินงานของการพัฒนาระบบบุคคลของบริษัท

ระยะเวลาดำเนินงาน

v  จำนวนชั่วโมงจริงในการทำงานในแต่ละวัน หรือส่วนหนึ่งของการประมาณระยะเวลาที่กำหนดไว้ นั่นคือ 8 ชั่วโมงต่อวัน ไม่รวมช่วงพักเที่ยง

v  เฉพาะวันทำการ คือวันจันทร์-ศุกร์ ไม่นับวันหยุดนักขัตฤกษ์และวันเสาร์-อาทิตย์

v   หากมีการทำงานในช่วงเวลานอกคือหลังเวลาเลิกงานหรือวันหยุดนักขัตฤกษ์และวันเสาร์-อาทิตย์จะได้รับ OT เพิ่มและวันหยุดนักขัตฤกษ์ได้ค่าแรงเป็น 2 เท่า

รายงานสรุปผลสำหรับผู้บริหาร

           จากการที่ได้ศึกษาโครงการพัฒนาระบบบุคคล  อาจจะส่งผลต่อการปฏิบัติงานของบริษัทพนักงาน เพื่อเป็นการเพิ่มประสิทธิภาพของการปฏิบัติงานและระบบสารสนเทศทางบริษัทจึงต้องจัดทำแผนพัฒนาระบบใหม่ขึ้น ทั้งนี้ทางทีมงานจึงได้พัฒนาระบบและได้ศึกษาความเป็นไปได้ทั้ง 3 ด้านของระบบนี้ประกอบด้วย ความเป็นไปได้ทางเทคนิค ความเป็นไปได้ทางการปฏิบัติงาน และความเป็นไปได้ทางด้านระยะการดำเนินงานจะเป็นข้อมูลไว้ช่วยสนับสนุนโดยนำมาใช้งานดังต่อไปนี้

1. ความเป็นไปได้ทางด้านเทคนิค

  ทำการศึกษาทั้งทางด้าน Software และHardware ของระบบเดิม ปรากฏว่าใช้เครื่องคอมพิวเตอร์เชื่อมต่อบนเครือข่ายแบบLAN Application ที่ใช้ได้แก่

v  โปรแกรม Microsoft Office 2010

v  โปรแกรมสำเร็จรูปเพื่องานบัญชี

2. ความเป็นไปได้ทางด้านการปฏิบัติงาน

                  ทำการศึกษาทางด้านการปฏิบัติงานของผู้ใช้กับระบบใหม่ที่จะนำมาใช้ จากการสอบถามข้อมูลพบว่า ระบบใหม่มีความเป็นไปได้ในการแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นกับการบริหารงานบุคคลที่มีอยู่เดิม ทั้งยังสามารถใช้ข้อมูลร่วมกันได้ ซึ่งช่วยลดปัญหาการนำข้อมูลที่ไม่ถูกต้องไปใช้งานได้ และลดขั้นตอนการทำงานที่ซ้ำซ้อนลงได้

3. ความเป็นไปได้ทางด้านระยะเวลา

                  ระยะเวลาในการดำเนินงานของโครงการพัฒนาระบบ ใช้เวลาทั้งหมดประมาณ 4 เดือน

ตั้งแต่เดือน กุมภาพันธ์-พฤษภาคม ในการดำเนินงานพัฒนาระบบของบริษัท

ขั้นตอนที่ 3

การกำหนดความต้องการของระบบ

เมื่อระบบบัญชีได้รับการอนุมัติจากการนำเสนอโครงการในขั้นตอนที่ผ่านมา  ดังนั้น จึงเริ่มต้นด้วยการเก็บรวบรวมข้อมูลเพิ่มเติม เพื่อแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นจากระบบเดิม ในการกำหนดความต้องการครั้งนี้ ทีมงานเลือกใช้วิธีการออกแบบสอบถาม

ออกแบบสอบถาม

             บุคคลที่ตอบแบบสอบถาม คือ  ผู้จัดการแผนกต่าง ๆ ในการตอบแบบสอบถาม การใช้แบบสอบถามเพื่อเก็บข้อมูลในส่วนที่ต้องการพัฒนาระบบ เนื่องจากทางทีมงานสามารถควบคุมหัวข้อคำถามที่ต้องการรายละเอียดได้มากกว่าการสัมภาษณ์โดยไม่ต้องมีการจดบันทึกไม่รบกวนเวลาทำงานของผู้จัดการแต่ละแผนก สามารถเก็บข้อมูลได้มากตามการตั้งคำถามในแบบสอบถามนี้ผู้ตอบแบบสอบถามจะรู้สึกมีอิสระในการให้ข้อมูลเหตุผลที่เลือกสอบถามผู้จัดการทั้ง 5  แผนกนี้ เนื่องจาก 5 แผนกนี้มีความเกี่ยวข้องกับการพัฒนาระบบบัญชีมากที่สุด

 จากการที่ทีมงานได้เก็บรวบรวมข้อมูลของระบบเดิม ด้วยวิธีการออกแบบสอบถาม สามารถสรุปข้อมูลที่ได้รับดังนี้

1. ข้อมูลระบบคอมพิวเตอร์ของระบบเดิม ทางบริษัทใช้ระบบเครือข่าย LAN ประกอบด้วย

1.1 เครื่องแม่ข่าย จำนวน 1 เครื่อง ใช้ซอฟต์แวร์เครือข่าย Windows Server 2007
1.2 เครื่องลูกข่าย จำนวน 5 เครื่อง ใช้ระบบปฏิบัติการ Windows XP จำนวน     

                 5 เครื่อง Windows7 จำนวน10 เครื่อง และซอฟต์แวร์สำเร็จรูป

-          แผนกบัญชี ใช้ซอฟต์แวร์สำหรับงานบัญชี AccStar และใช้  Microsoft Excel 2007 สำหรับคำนวณเงินยอดการสั่งซื้อ สั่งเบิกสินค้า

-          แผนกการขาย ใช้ซอฟต์แวร์ Microsoft Excel 2007 ในการคำนวณยอดขายสินค้าของแต่ละวัน

-          แผนกบุคคล ใช้โปรแกรมสำเร็จรูป CRM ในการคิดคำนวณเงินเดือนของพนักงาน

-          แผนกคลังสินค้า ใช้ซอฟต์แวร์Microsoft Excel 2007ในการคำนวณยอดการเบิกจ่ายของมาใช้ และจำนวนของในสต็อกสินค้า พร้อมพิมพ์รายการสั่งซื้อ

-          แผนกวัตถุดิบ/จัดซื้อ ใช้ซอฟแวร์ Microsoft word 2007 ในการพิมพ์รายการสั่งซื้อสินค้า

-          แผนกประชาสัมพันธ์ ใช้ซอฟแวร์ Microsoft Power Point 2007 ในการประชามสัมพันธ์ ข้อมูลข่าวสาร

-          แผนกผลิตสินค้าใช้ซอฟต์แวร์ Microsoft Excel 2007ในการเช็คสินค้าที่จะใช้ผลิตและพิมพ์รายการสินค้าที่ผลิตแล้ว

-          แผนกควบคุมคุณภาพใช้ซอฟต์แวร์Microsoft word 2007 ในการพิมพ์รายการตรวจสอบคุณภาพ

-          แผนกซ่อมบำรุง ใช้ซอฟต์แวร์Microsoft Excel 2007ในการคำนวณยอดการเบิกจ่ายของมาใช้ซ่อมบำรุง และจัดลำดับการเข้าบริการ ซ่อมบำรุง

1.3 อุปกรณ์ต่อพ่วง ได้แก่ เครื่องพิมพ์เลเซอร์จำนวน 2 เครื่อง เครื่องพิมพ์อิงค์เซท 2 เครื่องเครื่องถ่าย เอกสาร 1 เครื่อง

1.4 อุปกรณ์อื่นๆ ตัวปล่อยสัญญาณ Wi-Fi จำนวน 4 ชุด

2. ความต้องการในระบบใหม่

2.1   สามารถสั่งค้นหาเอกสารได้รวดเร็วและถูกต้อง

2.2   สามารถเช็คดูรายรับ-รายจ่ายของบริษัทในแต่ละช่วงวันได้
              2.3   สามารถค้นหาข้อมูลของแต่ละแผนกที่ต้องใช้ข้อมูลด้านบัญชีได้สะดวกรวดเร็วยิ่งขึ้น

2.4   ข้อมูลในระบบสามารถเชื่อมโยงไปยังแผนกอื่นๆได้ แต่จะต้องทำการเข้า Login ก่อน

3. ความต้องการของผู้ใช้ในระบบใหม่

            จากแบบสอบถามและการสัมภาษณ์ ทางทีมงานสามารถสรุปความต้องการในระบบใหม่ได้ดังต่อไปนี้

1.1   ตรวจสอบข้อมูลปัจจุบันและข้อมูลย้อนหลังได้

1.2   ข้อมูลของแต่ละแผนกสามารถเชื่อมโยงกันได้

1.3   ทำให้ขั้นตอนการทำงานไม่มีความซ้ำซ้อนแผนกอื่นๆ

1.4   สามารถให้ข้อมูลแก่แผนกได้อย่างรวดเร็ว

1.5   สามารถเรียกดูข้อมูลได้รวดเร็วขึ้น

1.6   สามารถแก้ไข ปรับปรุงข้อมูลได้โดยสะดวก

1.7   เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน

การตอบสนองความต้องการดังกล่าวสามารถแบ่งการทำงานออกเป็น 3 ระบบดังนี้

1.       ระบบการบัญชี

2.         เป็นระบบที่เกี่ยวข้องกับการเงินของบริษัททั้งหมด รวมทั้งการจัดเก็บข้อมูลการเงินของบัญชีทั้งหมด ระบบจะช่วยไม่ให้การทำงานซับซ้อน ช่วยควบคุมรายรับ - รายจ่ายของบริษัท ค้นหาตรวจสอบข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว

2. ระบบคลังสินค้า

เป็นระบบที่เกี่ยวข้องกับการจัดเก็บสินค้ารวมทั้งการตรวจสอบสินค้าคงเหลือในคลังสินค้าว่าสินค้าเหลืออยู่จำนวนเท่าไหร่ จะได้ผลิตสินค้าพอต่อการส่งออก

3. ระบบการขาย

                เป็นระบบที่ช่วยเสริมสร้างความเชื่อมั่นและกระตุ้นการตลาดทำให้เกิดความรวดเร็วในการขาย ลูกค้าสามารถดูสินค้า สั่งสินค้าได้สะดวกและง่ายขึ้น

ขั้นตอนที่ 4

แบบจำลองขั้นตอนการทำงานของระบบ

            จาการวิเคราะห์ความต้องการระบบใหม่ที่รวบรวมมาได้จากผู้ใช้ระบบ โดยสามารถจำลองได้ด้วยแผนภาพกระแสข้อมูล (Data Flow Diagram) ดังนี้

อธิบาย Context  Diagram

Context Diagram ระบบบัญชี เป็นระบบการทำงานจัดการรายได้และรายจ่ายของบริษัทรวมถึงการจัดสรรเงินงบประมาณให้กับแผนกต่างๆ มีผู้ใช้ระบบคือหัวหน้าบัญชีกับพนักงานบัญชี ซึ่งมีสิทธ์และหน้าที่การใช้งานดังนี้

พนักงานบัญชี

               -   เข้าระบบได้ สามารถเพิ่ม/ลบ/แก้ไข ข้อมูลรายได้ ใบเสร็จรับเงิน ข้อมูลรายจ่าย ใบเสร็จ

                  จ่ายเงิน

               -   เรียกดูข้อมูลและพิมพ์รายงานรายรับและรายจ่าย

หัวหน้าบัญชี

               -   เข้าระบบได้ และจัดสรรเงินงบประมาณให้กับบริษัท โดยจะเป็นผู้เพิ่ม/ลบ/แก้ไข งบ

                   ประมาณเองเพื่อป้องกันการทุจริต

                              -   เรียกดูข้อมูลรายได้-รายจ่าย ทั้งในปัจจุบันและย้อนหลังได้ พร้อมสั่งพิมพ์รายงานได้

อธิบาย Dataflow Diagram Level 0

Process 1.0 ระบบ Log-in

            ผู้ใช้ระบบจะต้องทำการล็อกอินเพื่อเข้าไปใช้ระบบ ระบบจะทำการตรวจสอบข้อมูลที่มีอยู่ในแฟ้มข้อมูล D1 ถ้าข้อมูลถูกต้องก็จะสามารถเข้าใช้ระบบได้ แต่ถ้าข้อมูลไม่ถูกต้องระบบจะแจ้งกลับไปยังผู้ใช้

Process 2.0 ระบบการจัดการข้อมูลลูกค้า

            พนักงานจะทำการ กรอกข้อมูลลูกค้าและระบบจะทำการบันทึกข้อมูลและระบบจะแจ้งรายการสินค้าให้กับพนักงาน

Process 3.0 ระบบการขาย

            พนักงานสามารถเรียกดูข้อมูลรายการสินค้าที่ขายได้และรายการสินค้าที่สั่งซื่อได้

Process 4.0  ระบบพิมพ์รายงาน

            สามารถพิมพ์รายงานข้อมูลลูกค้า ข้อมูลรายการสินค้า ข้อมูลการขายได้

อธิบาย Dataflow Diagram Level 1

Process 1.1 Log-inเข้าใช้งาน

            ผู้ใช้ทำการล็อกอินเข้าใช้งานระบบ ระบบจะทำการตรวจสอบข้อมูลผู้ใช้

Process 1.2 Log-inสำเร็จ

            เมื่อระบบตรวจสอบข้อมูลถูกต้อง ระบบจะทำการส่งการยืนยันเข้าระบบ

Process 1.4 Log-inไม่สำเร็จ

            ถ้าหากผู้ใช้ใส่ User ID ผิดพลาดระบบจะตรวจสอบข้อมูลและจะแจ้งความผิดพลาดไปยังผู้ใช้

อธิบาย Dataflow Diagram Level 1

Process 2.1 ประวัติ

            พนักงานจะกรอกข้อมูลลูกค้า ระบบจะบันทึกลงในแฟ้มข้อมูล

Process 2.2 สั่งซื้อ

            พนักงานจะกรอกข้อมูลการสั่งซื่อเข้าระบบ ระบบจะบันทึกลงในแฟ้มข้อมูล

Process 2.3คำนวณเงิน

            ระบบจะทำการดึงข้อมูลการสั่งซื่อ มาคำนวณและจะส่งข้อมูลให้กับระบบชำระเงิน

Process 2.4 ชำระเงิน

            จะทำการออกใบเสร็จ และบันทึกข้อมูลการชำระเงิน

Process 2.5 พิมพ์รายงาน

            ระบบจะทำการดึงข้อมูลมาพิมพ์รายงานให้กับพนักงาน

Dataflow Diagram Level 1 Process 3

อธิบาย Dataflow Diagram Level 1

Process 3.1 ขายสินค้า

            พนักงานจะกรอกรายการสินค้าที่ขายได้ และยอดขายเข้าสู่ระบบ ระบบจะบันทึกข้อมูลลงในแฟ้มข้อมูลการขาย

Process 3.2 คำนวณยอดขาย

            ระบบจะส่งยอดขายมาคำนวณแล้วออกเป็นยอดขายรวม ระบบจะนำข้อมูลไปบันทึกในแฟ้มข้อมูลการขาย

Process 3.3เรียกดูและพิมพ์รายงาน

            ระบบจะทำการดึงข้อมูลมาพิมพ์รายงานให้กับพนักงาน

แสดงความสัมพันธ์และแผนภาพ E-R Diagram เพื่อกำหนด Attribute และ Primary key

ขั้นตอนที่ 5

การออกแบบ User Interface

การออกแบบส่วนติดต่อกับผู้ใช้ (User Interface Design)

เป็นการออกแบบจอภาพเพื่อให้ผู้ใช้งานสามารถโต้ตอบกับระบบได้ตามความต้องการอย่างมีประสิทธิภาพในปัจจุบันนิยมใช้การออกแบบส่วนติดต่อกับผู้ใช้แบบกราฟิก (Graphic User Interface)

หน้าจอตัวอย่าง

สำหรับพิมพ์ใบสั่งซื้อ โดยสามารถกำหนดวันที่นัดรับสินค้าเป็นรายสินค้าได้ และสามารถกำหนดคลังที่รับสินค้าได้หลายคลัง

หน้าจอสาหรับบันทึกซื้อสินค้าเข้าสต็อก โดยบันทึกซื้อเป็นเงินสดหรือเงินเชื่อก็ได้ และสามารถซื้อเป็นเงินต่างประเทศได้

หน้าจอตัวอย่างพิมพ์ฟอร์มเอกสาร โดยสามารถพิมพ์รูปภาพสินค้า หรือโลโก้บริษัทออกมาที่ฟอร์มเอกสารได้

บันทึกข้อมูลสาหรับพิมพ์เอกสารใบเสนอราคา

การออกแบบฐานข้อมูล

ขั้นตอนที่ 6 
การพัฒนาและติดตั้งระบบ

ทีมงานได้จัดทำ คู่มือและเอกสารการใช้โปรแกรมของระบบบัญชีเพื่อให้ผู้ใช้ระบบ สามารถเข้าใจการทำงานและรายละเอียดของโปรแกรมได้มากยิ่งขึ้น ระบบบัญชี เป็นระบบที่สามารถทำงานได้หลายหน้าที่และมีระบบย่อยทั้งหมด 4 ระบบได้แก่

1. ฝ่ายผู้บริหาร  ทำหน้าที่รายงานผลข้อมูลรายได้-รายจ่ายและรายงานผลข้อมูลประจำเดือนแก่ผู้บริหารระดับสูง

2. ฝ่ายการบัญชี/การเงิน  ทำหน้าที่  ดำเนินการด้านรายรับ-รายจ่าย  ดำเนินการด้านภาษีต่างๆ  และดำเนินการเกี่ยวกับใบแจ้งการโอนเงิน,ใบสำคัญเงินโอน  และบันทึกข้อมูลประจำเดือนเข้าสู่ระบบ  จัดทำรายงานเงินสดคงเหลือประจำวัน  งบกระแสรายวัน ประมาณการรายได้และค่าใช้จ่าย  งบการเงินและรายละเอียดประกอบงบการเงิน

3. ฝ่ายการขายและการตลาด  ทำหน้าที่  ตรวจดูยอดการขายสินค้าและดำเนินการเกี่ยวกับกลยุทธ์ทางการตลาดเพื่อส่งเสริมการขายและรายงานผลประจำเดือนแก่ผู้บริหาร

4. ฝ่ายคลังสินค้า ทำหน้าที่  เก็บสินค้าเพื่อจำหน่ายและรายงานผลประจำเดือน

ขั้นตอนที่ 7

ซ่อมบำรุง

          การซ่อมบำรุงนั้นจะขึ้นอยู่กับผู้พัฒนาระบบว่าระบบนั้นมีปัญหาอะไรบ้างจะอยู่ในความดูแลของผู้พัฒนาระบบมีการดูแลระบบอย่างต่อเนื่อง ผู้พัฒนาระบบจะคอยอัพเดตซอฟต์แวร์ใหม่ๆที่ทันสมัยเพื่อให้โปรแกรมใช้ง่ายขึ้นกว่าเดิมและเพิ่มประสิทธิภาพในการใช้งานทั้งนี้ระบบที่อัพใหม่จะต้องมั่นใจว่ามีความปลอดภัยและไม่มีความเสี่ยงที่ข้อมูลของบริษัทจะรั่วไหล หากมีปัญหาเกิดขึ้นผู้พัฒนาระบบจะทำการซ่อมแซมระบบอย่างรวดเร็ว